Die Arbeit in der Verwaltung durch KI vereinfachen und beschleunigen: Mit dieser Grundidee hat das Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) Anfang März bundesweit 20 Pilotprojekte an den Start gebracht. Darunter auch eines beim Kreis Borken. Ziel war es, Verwaltungsvorgänge in den verschiedenen Bereichen spürbar zu entlasten. Nach Abschluss der dreimonatigen Projektphase fällt das Fazit positiv aus – sowohl seitens des Ministeriums als auch bei den Projektteilnehmern. Das wurde bei der Abschlusspräsentation in Berlin jetzt deutlich. „Ich bin begeistert, mit welchem Engagement Kommunen und Start-ups in den vergangenen drei Monaten voneinander und miteinander gelernt haben“, so Bundesdigitalminister Dr. Karsten Wildberger. „Die Ergebnisse der Pilotierung bestätigen unseren Kurs. Der Einsatz von ‚Agentic AI‘ in der Verwaltung verbessert die Arbeit messbar, schon in kurzer Zeit.“
Der Kreis Borken hat dabei mit dem Berliner KI-Start-up-Unternehmen deepset kooperiert. Das Pilotprojekt hatte konkret das Ziel, den Aufwand der Sachbearbeitung von Anträgen auf Hilfe zur Pflege zu senken. Diese Anträge umfassen schnell 100 Seiten plus Anhang. Dies sollte durch KI-generierte Vorprüfungen erfolgen, um so den Antragsprozess zu beschleunigen. Das KI-System prüfte die Anträge auf Vollständigkeit, analysierte Unterlagen, bereitete die Finanzdaten für die Vermögensprüfung auf und machte Vorschläge für behördliche Entscheidungen. Damit dieser Computer-Assistent aber funktioniert, musste im Hintergrund alles vorbereitet werden. So kamen viele Bausteine zusammen und das eingesetzte Werkzeug Haystack war dabei wie ein Baukasten, der die Bausteine für den KI-Assistenten miteinander verband.
Am Ende des dreimonatigen Testlaufs zeigte sich: Durch den Einsatz von „Agentic AI“ konnten 35 Prozent Zeitersparnis in den ausgewählten Arbeitsschritten erreicht werden, am Gesamtprozess bei Anträgen für Hilfe zur Pflege macht dies rund 20 Prozent Einsparung aus. Stefan Heinze, Teamleiter im Fachbereich Soziales des Kreises Borken: „Durch die KI-Lösung sehen wir eine Chance, den kontinuierlich steigenden Fallzahlen bei der Hilfe zur Pflege zu begegnen. Die Entlastung von zeitraubenden Routineaufgaben hilft bei der knappen Personaldecke sehr!“
Auch Simon Beckmann vom Fachdienst Organisation, Digitalisierung und IT des Kreises Borken wertet die Projektphase als Erfolg: „Zusammen mit unserem Projektpartner konnten wir innerhalb des kurzen Zeitraumes nicht nur viele Erfahrungen sammeln, sondern haben auch gesehen, welches enorme Potential in der Nutzung von Künstlicher Intelligenz steckt.“ Nach dem erfolgreichen Pilotprojekt, welches jetzt in den Echtbetrieb überführt werden soll, sollen auch weitere Bereiche folgen.
Zum Hintergrund: „Agentic AI Hub“
Der „Agentic AI Hub“ des BMDS ist die zentrale Schnittstelle zwischen öffentlicher Verwaltung und KI-Start-ups. Er fungiert sozusagen als virtueller, standortübergreifender „Maschinenraum“ für „Agentic AI“: Hier werden bürokratische Probleme in technische Prototypen übersetzt, sicher pilotiert und skaliert, was funktioniert. Ziel ist es, administrative Routinen durch die autonom handelnden Systeme zu übernehmen. So wird die staatliche Handlungsfähigkeit gesichert und Deutschland nachhaltig als souveräner Technologiestandort gestärkt. Für das Pilotprojekt hatten sich fast 600 Interessierte gemeldet (mehr als 400 Einreichungen von Start-ups, knapp 200 von Kommunen). Daraus wurden gezielt 20 Pilotprojekte in 19 Kommunen mit neun Start-ups gestartet – eines davon bei der Kreisverwaltung Borken.
Ergebnisse und Resonanz der Projektphase
Nahezu alle beteiligten Kommunen (95 Prozent) bewerteten die KI-Lösung mit einer hohen Gesamtzufriedenheit. 65 Prozent der Piloten konnten die Lösung in weniger als vier Wochen erfolgreich einführen. 62 Prozent der Kommunen stufen KI primär als „Entlastungs-Tool“ und Schutz vor Überlastung ein. Die Technik schafft Vertrauen: In 15 von 18 evaluierbaren Fällen gaben die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter an, sich im Umgang mit der KI-Lösung „sicher“ zu fühlen. Ein zentrales Fazit aus dem Pilotprojekt: Der KI-Einsatz bringt eine massive Zeit- und Arbeitsersparnis, sowohl für die Bürgerinnen und Bürger als auch für die Verwaltung. Der Abschlussbericht des Agentic AI Hub soll zeitnah veröffentlicht werden.
Weitere Informationen finden sich unter bmds.bund.de/themen/kuenstliche-intelligenz/ki-in-der-verwaltung/agentic-ai-hub. Die Pressemitteilung des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung ist hier abrufbar bmds.bund.de/aktuelles/pressemitteilungen/detail/agentic-ai-hub-pilotierung-erfolgreich-abgeschlossen.
